KM: การใช้งาน google mail (gmail)

การใช้งาน google mail (gmail)

(ใช้งานคู่กับ gmail standard view)

1. (Mail) สร้าง Label เพื่อจัดกลุ่ม E-mail

ประโยชน์: ใช้แยก E-mail เพื่อให้ง่ายในการค้นหา

ขั้นตอน:

• เลือก "create new label" จาก navigation panel (ซ้ายมือ)
• ใน popup New Label ให้ใส่ "label name" และเลือก "Nest label under" กรณีต้องการจัด hierachy
  
• โดย default label จะมีสีเทา ถ้ามีหลายๆ label จะดูยาก (จริงๆ คือไม่สวย) สามารถเปลี่ยนสีได้โดยเลือกลูกศรด้านขวามือของ label แล้วจะมี popup ให้เลือกสี
  
  
• ในการใช้งานให้เลือกที่ label ที่ต้องการเพื่อเข้าถึง E-mail และยังสามารถค้นหา E-mail ภายใต้ label นั้นๆ ได้
• เปรียบเทียบระหว่างไม่ใช้และใช้งาน label

Before: Un-categorised E-mail

After: Categorised E-mail

2. (Tasks) ใช้งาน Create Task คู่กับ E-mail

ประโยชน์: สร้าง Task ที่เกี่ยวข้องกับ E-mail เพื่อใช้อ้างอิง

ขั้นตอน:

• เปิด E-mail ที่ต้องการ
• เลือก More > Add To Tasks จาก Action Panel
  
• สามารถเข้าไปเพิ่มรายละเอียดของ task นั้นๆ โดยเลือกที่ Tasks list ในที่นี้จะสามารถระบุ Due date ของ task ได้ แต่ยังไม่มีการแจ้งเตือน (เด๋วก็มี)
• ใช้งานผ่าน short key ตาม link นี้

3. (Contacts) สร้าง contact group

ประโยชน์: ลดเวลาและไม่ต้องจำ E-mail account ที่เกี่ยวข้องเวลาจะส่ง E-mail

ขั้นตอน:

• เปลี่ยน view เป็น "Contacts"
• เลือก "New Group..." ใส่ข้อมูล group name
• สามารถใส่ E-mail เข้า contact group ได้ 2 วิธี
• เลือก group ที่สร้างไว้ จากนั้นเลือก "Add to group" จาก Action Panel แล้วใส่ E-mail account และกดปุ่ม "Add"
• จากหน้าหลัก เลือก E-mail account ที่ต้องการ จากนั้นเลือก "Groups" จาก Action Panel และเลือก contact group ที่ต้องการ กดปุ่ม "Apply"